Jak wiele razy wspominałem, wdrażanie systemu IT w przedsiębiorstwie nie jest zagadnieniem prostym – w trakcie projektu, zarówno na odbiorców, jak i na dostawców tych rozwiązań czyha wiele zagrożeń. Wraz z postępem prac pojawiają się konieczności skorygowania wymagań systemu, dodania nowych funkcji czy podwyższenia budżetu przedsięwzięcia. W najlepszym przypadku, strony dochodzą do porozumienia, w najgorszym – współpraca zostaje przerwana, a spór trafia do sądu.
Pojawiają się wtedy pytania, na które odpowiedź jest trudna do ustalenia. Po czyjej stronie leży wina - czy projekt upadł z powodu niskich kompetencji wdrażającego, czy też rażąco niedookreślonych wymagań zamawiającego? W jaki sposób ustalić wynagrodzenie należne za dotychczasowo wykonaną pracę? Kto posiada prawa do części oprogramowania już wykonanej?
W poszukiwaniu odpowiedzi na te dylematy, prawnicy w pierwszej kolejności analizują dokumentację prawną projektu. Niestety, nie zawsze można je tam znaleźć – nowe ustalenia w trakcie wdrażania często ustalane są bardzo ogólnikowo, zaś szczegóły nierzadko “dogadywane” są przez informatyków i menadżerów IT i śladu po nich brak. W dodatku, umowy sporządzane przez prawników nie posiadających szerokiego doświadczenia w branży informatycznej nie zawierają wielu elementów, które znaleźć sie w nich powinny.
Jak więc uchronić się przed tak czarnymi scenariuszami? Po pierwsze, należy pogodzić się z faktem, iż całkowicie kompletne i szczegółowe określenie funkcjonalności pożądanego systemu na początku współpracy jest po prostu niemożliwe. W konsekwencji, prawdopodobnym jest, iż wstępny budżet projektu zostanie przekroczony.
Od strony prawnej, umowa zawierana przy rozpoczęciu współpracy powinna zostawiać “otwarte drzwi” dla dalszych zmian, lecz zobowiązywać powinna także do ich szczegółowego opisywania. Zmiany takie można dokumentować za pomocą aneksów do umowy początkowej (po zredagowaniu, aneks powinien zostać przeczytany i podpisany przez wszystkie strony umowy). Jest to sposób dość wygodny, gdyż z jednej strony pozwala on na sporządzanie wygodnych dokumentów natury technicznej, zaś z drugiej – gwarantuje spójność z “głównym” dokumentem. W ten sposób postęp zmian staje się łatwy do prześledzenia, co ułatwia pracę nie tylko prawnikom.
Umowa początkowa powinna również konstruować system rozliczeń w przypadku przedwczesnego zerwania współpracy. Jest to niestety kwestia cały czas drażliwa – strony wolą często odepchnąć “czarne myśli” i nie przyznawać, iż scenariusz negatywny może w ogóle wystąpić. Myślenie takie przysporzyło wiele problemów niejednemu przedsiębiorstwu, powinno więc zostać ono przezwyciężone.
System rozliczeń stworzyć można w dowolny sposób. Jednym z nich jest podzielenie procesu na wyraźne etapy i ustalenie proporcji należnego wynagrodzenia dla podmiotu wdrażającego po zakończeniu każdego z nich. Dobrą praktyką jest również ustalenie stawki godzinowej, którą naliczać będzie podmiot wdrażający, w przypadku, w którym pojawią się dodatkowe wymagania ze strony zamawiającego. W idealnej sytuacji, na podstawie tej stawki godzinowej szacowane będzie dodatkowe wynagrodzenie wdrażającego przy podpisywaniu każdego z aneksów, o których mowa powyżej.
Kolejnym zabezpieczeniem, które znaleźć się powinno w umowie wdrażającej, jest klauzula polubownego rozwiązywania sporów. Do metod polubownych należą, między innymi, mediacja i arbitraż. Metody te mają wiele zalet: są zazwyczaj tańsze i szybsze niż procesy sądowe, mogą pozostać całkowicie niejawne, a ich wyniki są często bardziej korzystne dla obu stron, niż wyroki sądowe.
Jeżeli umowa zawiera wyżej wspomnianą klauzulę, strony będą zobowiązane do podjęcia rzetelnej próby rozwiązania swojego sporu w sposób polubowny. Jeżeli zostałaby ona złamana i jedna ze stron od razu skierowałaby pozew do sądu, sąd najczęściej odmówi wydania wyroku i poinstruuje strony do podjęcia mediacji i / lub arbitrażu.
Starałem się w niniejszym artykule przybliżyć niektóre kwestie dotyczące właściwej konstrukcji umów o wdrożenie systemu IT. Temat ten nie jest tu oczywiście wyczerpany – każdy stosunek współpracy jest inny, stawia więc też inne wymagania umowne. Tym niemniej, mam nadzieję, iż udało mi się przekonać moich Czytelników, iż utrzymywanie starannej dokumentacji prawno-technicznej oraz bieżące kalkulowanie kosztów każdego projektu zwiększa jego szanse na sukces i stanowi doskonałe ubezpieczenie na wypadek jego upadku.
*** Jeśli chcielibyście Państwo otrzymywać powiadomienia o nowych wpisach, zapraszam do skorzystania z subskrypcji RSS lub newslettera!
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz